Bij Dfisc staat digitalisering centraal. Steven, de zaakvoerder, benadrukt dat digitalisering verder gaat dan alleen het inscannen van facturen. Het is een essentiële pijler van hun kantoor, gericht op het creëren van interne meerwaarde en efficiëntie. De facturatiestroom is volledig gedigitaliseerd, en papieren documenten (van enkele klanten) worden ingescand door het secretariaat. Dit proces vermindert repetitief werk en verlaagt de werkdruk voor Dfisc-dossierbeheerders, waardoor ze zich meer kunnen richten op controle, advies en waardecreatie voor hun klanten.
Door de jaren heen heeft Dfisc een bewuste digitaliseringsstrategie gevolgd. Ze hebben gekozen voor een aanpak met kleinere projectgroepen, waarbij iedereen de kans krijgt om bij te dragen aan het digitaliseringsproces. Deze groepen testen nieuwe initiatieven, verzamelen feedback en fungeren als eerste aanspreekpunt binnen het kantoor. Zodra een project succesvol is, wordt het uitgerold voor het hele team in samenwerking met het management.
“Bij Dfisc draait het niet om ‘hip’ zijn, maar om echte interne meerwaarde en efficiëntie te creëren.” Steven
Er zijn echter ook uitdagingen geweest. Een digitale mindset is cruciaal binnen Dfisc, en dit aspect wordt grondig geëvalueerd tijdens de werving van nieuwe medewerkers. Digitalisering verloopt in fasen, waarbij sommige stappen tijdsintensiever zijn dan andere, maar altijd gericht op continue verbetering.
De rol van een dossierbeheerder bij Dfisc is geëvolueerd met de digitalisering. Ze fungeren nu als eerstelijnsadviseurs, bewaken klantprocessen, overzien datastromen en softwareprocessen, en treden op als eerste contactpunt bij eventuele onregelmatigheden.
“Bij Dfisc betrekken we iedereen in het digitaliseringsproces, van projectgroepen tot het management.” Steven
Om medewerkers te ondersteunen in deze digitale transformatie, houdt Dfisc elke maandag teamoverleg. Ze bieden ook trainingen aan, zowel intern als door softwareleveranciers. De voorkeur gaat uit naar interne opleidingen, omdat deze beter aansluiten bij de praktijk. Nieuwe medewerkers worden grondig getraind, waarbij de nadruk ligt op een digitale mindset en praktische kennis.
Wat betreft de toekomst van digitalisering bij Dfisc, blijft het bedrijf innoveren met het oog op efficiëntie en meerwaarde voor zowel klanten als medewerkers. Ze zijn momenteel bezig met projecten zoals UBL-facturen en streven ernaar om alle jaarstukken te digitaliseren. Het digitaliseringsproces is er een van ’trial and error’, maar met een duidelijke visie en doel voor ogen.
“De dossierbeheerder van vandaag is de eerstelijnsadviseur van morgen, met een helikopterview over alle processen.” Steven