Hoog tijd om eens kennis te maken met ons JAS-team. Binnen Dfisc hanteren we een erg vlakke structuur. Je hebt het JAS-team en alle collega’s, zijnde de accountants of dossierbeheerders en de secretariaatsmedewerkers. Maar wie of wat is JAS nu eigenlijk? Inge organiseerde een interview om zo een idee te krijgen over het reilen en zeilen binnen Dfisc. Lees even mee…
Ik ontmoet een 3-koppig team op een vrijdagmiddag tijdens hun maandelijkse meeting. Steven, Ann en Jochen houden overleg over de werking bij Dfisc.
Wie of wat is JAS?
Had jij deze puzzel zelf al opgelost? De naam JAS wordt gevormd door de eerste letters van de namen Jochen, Ann en Steven. Zij zijn de vennoten in ons kantoor die zich altijd constructief opstellen. In mei 2021 werd Jochen vennoot van Dfisc en dat was ook het moment om de maandelijks JAS-meetings formeler in te plannen.
Drie kernwoorden
JAS bestaat uit drie letters, kan je ook drie kernwoorden geven die deze meeting typeert?
Hier ziet Jochen het als een tijdslijn:
Verleden – even terug kijken en is alles opgelost?
Heden – waar moeten we op vandaag een antwoord geven? Bv. over software
Toekomst – wat plannen we in de nabije of verre toekomst?
Waar ligt het accent in de meeting?
De bedoeling is om met zijn drietjes de tijd te nemen om stil te staan bij een aantal zaken. Het is een ademmoment in de agenda om te zien wat leeft er in het kantoor; om te werken aan een korte- en langetermijnplanning; welke zaken kunnen een impact hebben op het team na verloop van tijd, enz…
Is er een open communicatie met het team en wat stroomt er door?
Alles stroomt vroeg of laat altijd door naar het team. Het is best mogelijk dat er vandaag een bepaalde beslissing wordt genomen en dat dit nog niet rijp is om intern te communiceren. Soms ontbreekt er nog info waardoor het efficiënter is meteen het gehele verhaal te brengen. Maar op de één of andere dag komt dat wel.
Dfisc heeft sowieso geen zware structuur. We werken allemaal vanuit dezelfde grote en open ruimte. De informele momenten zijn hierin cruciaal. Op de wekelijkse formele meeting op maandagochtend komen alle punten aan bod.
Het JAS-team neemt hun eigen vast moment in de maand en bekijkt dan wat relevant is om te brengen of wat niet.
Hoe pakken jullie de meeting aan?
Bereiden jullie elk een stukje voor? Of liggen er cijfers of grafieken op tafel? Of wat moeten we ons hierbij voorstellen?
Het antwoord hierop is dat het eigenlijk helemaal niet te complex gemaakt wordt. Het is geen cijfermeeting; het gaat niet over geld of over benchmarks. Het gaat vooral over de werking van het kantoor en de beslissingen en acties die hiervoor moeten genomen worden.
Met de tool van MS Teams nl. tasks voor planner en to do, wordt alles keurig opgelijst en gedocumenteerd. Als zij aan iets denken noteert elkeen zijn idee of vraag; dag per dag. Het zijn kattebelletjes die genoteerd worden, waarover men niet alleen kan of wil beslissen en die dan voorgelegd worden in de volgende JAS-meeting.
Steven komt voornamelijk met strategische input die impact kan/moet hebben op Dfisc. Steven verzamelt dus als hij zaken opvangt of verzamelt, worden deze ook hier besproken.
Teambuilding of activiteiten?
Ja, is zeker ook een topic dat besproken wordt in de JAS-vergadering. Bepaalde informatie of ideeën worden hier ook op tafel gelegd. Zeker nu, want in 2023 vieren we 10 jaar Dfisc.
Op de vraag of ze al een tipje van de sluier konden lichten rond een volgende teambuilding, kon Steven met glinsterende ogen dit al meedelen:
Be dressed for the gala night
Wel, dat klinkt alvast spannend en chique. Ik bedank hier het JAS-team voor hun tijd; waarna zij meteen hun maandelijkse vergadering opstarten.
Wil jij ons team versterken? Kijk dan zeker eens de vacatures na!